Forniture ufficio

Scrivere, cancellare, stampare, archiviare, copiare: le più comuni attività d’ufficio richiedono forniture costanti, ma a volte capita di perdersi in sigle poco chiare o di acquistare a caro prezzo materiali che non servono.

A prescindere dall’attività, si può essere certi che in un ufficio verranno prodotti centinaia, se non migliaia, di documenti ogni mese.

Fatture, ricevute, autorizzazioni, contratti, atti e soprattutto fotocopie e stampe al computer: per quanto l’archiviazione sia una procedura spesso complicata, l’immagine più classica di una stanza d’ufficio ha gli scaffali traboccanti di raccoglitori per i documenti cartacei. Insomma, la carta continua a resistere.

 

 

La carta, regina della cancelleria

Mentre la transizione al formato elettronico, verso forme cioè sempre più «paperless», continua senza sosta soprattutto per le attività del terziario e dei servizi, negli uffici più tradizionali la carta continua a farla da padrone.

Già, ma il consumatore si trova di fronte a un dilemma: di fronte a tanti tipi, quale modello di carta scegliere? Vediamo di fare un po’ d’ordine per capire come selezionare il prodotto più confacente alle proprie esigenze.

La caratteristica principale della carta è il formato. La misura standard ISO riconosciuta è quella dei formati che iniziano per la lettera “A”: il formato base, l’A0, equivale a un foglio di un metro quadrato di superficie. Gli altri formati si ricavano semplicemente piegando via via a metà il lato più lungo, e così dall’A0 di di un metro quadrato con un rapporto pari alla radice quadrata di due si ricavano tutte le altre forme:

  • A0: 841 × 1189 mm
  • A1: 594 × 841 mm
  • A2: 420 × 594 mm
  • A3: 297 × 420 mm
  • A4: 210 × 297 mm
  • A5: 148 × 210 mm
  • A6: 105 × 148 mm
  • A7: 74 × 105 mm
  • A8: 52 × 74 mm
  • A9: 37 × 52 mm
  • A10: 26 × 37 mm

Il formato di gran lunga più usato è l’A4: per la quasi totalità dei vostri usi (ad esempio per fotocopiatrici e stampanti) sarà questo il vostro valore di riferimento.

Può capitare di dover usare, soprattutto per lavori di grafica, anche l’A3, grande il doppio. Non stupitevi se vi capiterà di incontrare denominazioni particolari come “legal” o “letter”: si tratta dei formati nordamericani che si possono tranquillamente assimilare agli A4, da cui differiscono per pochi centimetri.

L’altro valore importante per la carta è la grammatura, cioè il peso della carta stessa e quindi il suo spessore, indicato in valori pari al peso ipotetico in grammi di un metro quadrato di carta.

Esistono diversi tipi di grammatura a seconda dello scopo d’uso della carta:

  • 25 g/mq: è la cosiddetta “carta bibbia”, quella che al tatto sembra quasi carta velina e si usa per contenere in formato ridotto i tomi di molte pagine, come appunto la Bibbia o le opere complete di un autore in edizione tascabile.
  • 60-120 g/mq: la tipologia intermedia, e più comune, che racchiude le tipologie di carta usate per i libri e, di norma, anche per gli usi d’ufficio.
  • 120-150 g/mq: è la grammatura che si usa per pubblicazioni di un certo pregio e con un numero ridotto di pagine, come depliant o riviste.
  • 150-200 g/mq: sono i cartoncini, che potrete trovare spesso colorati e vengono usati come divisori o, patinati, per listini.
  • 200-400 g/mq: il tipo di carta più spesso, usato per le copertine dei libri e per i biglietti da visita. Al di sopra di questo valore non si parla più di carta ma di cartone vero e proprio.

La grammatura media che servirà per gli usi d’ufficio è tra 80 e 100 g/mq. Sopra quel valore è troppo spessa, sotto può dare luogo a un «effetto trasparenza» fastidioso soprattutto durante la stampa.

Le risme di fogli sono normalmente vendute a 500 per volta per gli A4 (la carta fotografica, più costosa, di norma si trova in tagli da 20 o più pezzi). In genere, più aumenta il peso più la qualità della carta è alta, così come il suo prezzo. Il range di prezzo per una risma di carta comune da fotocopie o da stampante (A4 con grammatura 80 è di gran lunga la più comune) è circa sui 3-4 euro, mentre 20 fogli di carta fotografica stanno tra i due e i tre euro.

È raccomandabile assicurarvi anche che la destinazione d’uso sia quella che desiderate, di solito è indicato chiaramente sulla confezione: ad esempio, per quanto riguarda la carta destinata alla stampa, è bene che questa sia studiata appositamente per il tipo di stampante in cui verrà utilizzata, a getto d’inchiostro o laser; nel primo caso è richiesta una particolare igroscopicità, cioè capacità di assorbimento, in modo che maneggiando il documento non ci si sporchi le mani con l’inchiostro e lo si possa archiviare subito.

Anche l’inchiostro in polvere delle stampanti laser funziona meglio su carte realizzate appoistamente, e se si vuole riprodurre la qualità il più possibile fotografica di un’immagine a schermo dovrete ricorrere alla carta fotografica lucida (con grammature piuttosto alte).

Le penne e i materiali per scrivere

Penne

Come abbiamo visto, gran parte della carta al giorno d’oggi negli uffici viene usata per “nutrire” le apparecchiature elettroniche, come le stampanti dei computer e le fotocopiatrici. Non mancano comunque momenti in cui la scrittura a mano continua a ricoprire la sua tradizionale importanza, ad esempio per compilare e firmare i contratti. In questa categoria rientrano inoltre tutti quegli accessori legati alla scrittura e alla correzione, come gli evidenziatori, i correttori, i marcatori, le gomme ecc.

Le penne possono essere di rappresentanza, come le stilografiche delle marche più prestigiose, o dedicate all'uso quotidiano; possiamo dividerle tra penne a sfera, roller e penne a punta in fibra, e poi ancora per le diverse tipologie d'inchiostro. Vediamo quali sono le più indicate a seconda della destinazione.

Per l’uso comune, la penna a sfera è di solito il prodotto più adatto: costano molto poco (di norma pochi centesimi di euro) e non macchiano, dando un risultato accettabile. Rispetto al roller, la penna a sfera ha un inchiostro più denso, grasso e oleoso: lo svantaggio è che  se non vengono usate per qualche tempo, si "impastano" e non permettono più una scrittura scorrevole.

I roller sono preferibili quando si desidera una scrittura scorrevole, grazie al loro inchiostro a base d’acqua; ma anche qui ricordatevi di chiuderle sempre con il cappuccio, o saranno inutilizzabili in poco tempo. Ultimamente, a un prezzo leggermente superiore si sono affermate penne a sfera più moderne, una sorta di via di mezzo: usano infatti un inchiostro a gel o ad alcool, meno pastoso di quello classico. Le penne a punta in fibra, infine, ricordano in tutto e per tutto dei pennarelli a punta fine: orientatevi su quelle per usi grafici come schizzi e progetti.

Le variazioni che si possono trovare per le penne e le loro ricariche, ovvero i "refill", sono davvero moltissime: penne con e senza scatto, penne biodegradabili in materiale ecologico, roller con punte superiori o inferiori agli 0,5 millimetri. Sono però soprattutto le stilografiche a mostrare la maggiore variabilità di prezzo, dai pochi euro di quelle di plastica o addirittura usa e getta alle centinaia e migliaia delle grandi marche, con pennino in oro, fusto e tappo in materiali preziosi e sofisticati meccanismi per assicurare un costante afflusso di inchiostro.

Per scegliere la stilografica più adatta alle vostre esigenze, prima di tutto valutate la vostra pressione media sul foglio: se tendete a scrivere premendo molto il pennino, orientatevi verso una stilografica con pennino tubolare, più robusto di quelli standard. Le penne con calamaio sono sicuramente adatte per trasmettere una sensazione di eleganza e di stile, ma la normale cartuccia usa-e-getta, con sistema troppopieno per evitare fuoriscite di inchiostro, è molto più pratica e comoda.

Se vi trovate a cancellare spesso alcune righe dai vostri documenti, i correttori più indicati sono quelli a nastro. A differenza del classico boccettino di vernice, non sporcano e non macchiano, in più garantiscono una certa uniformità poiché si trovano in diversi spessori (di solito da 4,2 a 5 mm) e in diverse metrature (da circa otto metri a dodici). Costano dai due ai cinque euro, e con una leggera pressione sul foglio, permettono di trasferire sopra lo scritto una striscia bianca che, dopo una breve asciugatura, consente di scriverci nuovamente sopra.

Lo stesso principio vale per i correttori liquidi (i vecchi "bianchetti" di scuola), disponibili nella versione a pennellino (obiettivamente un po’ scomoda) e in quella a penna. Tenete presente che a differenza dei correttori a nastro qui la vernice deve asciugare per un certo numero di secondi, quindi anche se il risultato è più duraturo (può infatti capitare che il nastro si stacchi) non è la scelta migliore se state correggendo delle bozze o comunque dei documenti che richiedono una certa velocità.

Esistono inoltre degli appositi adesivi di piccola dimensione che senza vernice possono direttamente essere applicati sulla parte del foglio da correggere: il consiglio è di scegliere questi se le correzioni non sono essenziali o sono sufficientemente infrequenti.

I marcatori o pennarelli vengono adoperati per tutte quelle operazioni d'ufficio dove è necessario ottenere una scrittura di una certa evidenza, magari su materiali diversi dalla carta. I marcatori permanenti hanno punte spesse dal millimetro al centimetro e mezzo e anche oltre (quelli con la punta a scalpello). Particolari tipologie sono quelle dei marcatori per lavagne a fogli e lavagne bianche, mentre sono sempre molto diffusi i pennarelli che possono scrivere direttamente sulla superficie dei cd-rom senza sbavature. Attenzione perché si seccano ancora più facilmente dei pennarelli comuni!

Simili ai marcatori ma pensati per tutt'altro uso sono gli evidenziatori, che permettono di leggere lo scritto dopo che è stato colorato in modo da renderlo più visibile e attirare l'attenzione su uno specifico punto. Vi serviranno soprattutto per attività di ricerca su testi, come può capitare ad esempio a un avvocato o a un commercialista.

Il giallo squillante è il colore più comune, ma troverete altre colorazioni come arancione, del verde, del rosa e dell'azzurro. Anche qui lo spessore della punta è variabile: abbiate cura di selezionare un modello con la punta a scalpello, più flessibile, in modo da permettervi di tracciare linee tra il millimetro e i quattro millimetri senza difficoltà, semplicemente inclinando l'evidenziatore.

Una novità sono gli evidenziatori cancellabili, che permettono di eliminare l'inchiostro con una leggera frizione applicata con la sfera in plastica che si trova di solito in cima alla stessa penna. Costano circa due euro.

Gomme e matite

In nessun ufficio mancheranno poi le matite, soprattutto per gli studi di architettura o di grafica.

Le matite si distinguono per la durezza della mina secondo questo schema da EE, EB, 9B, 8B, 7B e così via (le più morbide) fino alla 9H (durissima), passando per le intermedie HB e FP. “H” sta per hard, duro, e “B” sta per black, per indicare le matite a pasta più morbida; “FP” è infine fine point, una sorta di «giusto mezzo».

per l’uso quotidiano le HB e le FP andranno benissimo, ma potete scegliere tutte quelle morbide, tenendo presente che è necessario temperarle più spesso. Nel disegno artistico e negli schizzi si usa molto il carboncino, quello naturale e quello ricavato da una miscela di antracite e colla di farina. Le matite possono essere con o senza gommino per la cancellazione del tratto, copiative e bicolori. La matita copiativa può essere un buon sostituto della penna quando si devono firmare degli atti perché è incancellabile.

I temperamatite per affilare le mine sono nella maggior parte dei casi manuali (spesso a due fori, da 50 e 34), ma non sono rari anche i modelli a manovella o elettrici; cercate quelli con il serbatoio, che permette di affilare la matita ovunque e non doverla temperare sul cestino o posacenere.

Soprattutto per il disegno tecnico, e quindi negli studi di architettura, grafica e simili si usano infine i portamine, una via di mezzo tra la penna e la matita: col fusto in metallo o in plastica, non hanno bisogno di essere affilate e consentono di avere sempre un tratto sottile quanto desiderato; le misure più comuni vanno dagli 0,3 millimetri agli 0,7 millimetri. Insieme ai portamine vengono vendute anche le ricariche, da 50, 100 o più mine, molto fragili e da maneggiare con cura. Si tratta comunque di strumenti per uso professionale, poco adatti per la scrittura normale di tutti i giorni.

Per quanto riguarda le gomme, i modelli che è più facile trovare in un ufficio sono le classiche bianche, oggi da acquistare senza lattice e PVC, e quelle in caucciù, anche in versione "bicolor" (rossa per cancellare il tratto di matita e blu per cancellare il tratto di penna). Sono diffuse anche le gomme a disco, utili soprattutto se dovete correggere dei lavori di fine. La gomma pane, morbidissima e realizzata in isobutene, ha una durata più lunga perché non si consuma, assorbendo invece le particelle di grafite e carboncino.

Colle, perforatori, cucitrici, timbri, taglierine e altro

Timbri

Fra gli altri accessori ci sono le colle. Quelle perfette per l’ufficio sono in formato stick, ideali per la carta e con rotella posteriore per la fuoriuscita progressiva del materiale, ma ultimamente si sono affermati anche i roller, all'apparenza molto simili ai correttori a nastro. Una buona soluzione se incollate di rado è rappresentata da gommini quadrati per la carta, che permettono di non sporcarsi le mani.

Dovrete probabilmente scegliere anche i perforatori, apparecchi pensati per realizzare fori nei fogli di carta che non li hanno al fine di sistemarli nei quaderni o raccoglitori ad anelli. Il modello più semplice, e quello che probabilmente fa al caso vostro per l’uso normale, è a due fori e manuale, funziona con la normale pressione della mano ed è pensato per i classici raccoglitori bianello. Ne esistono però varianti a quattro fori e macchine perforatrici professionali, nate per alti spessori (centinaia di fogli per volta) e che richiedono anche un cambio costante dei dischi di ribattitura.

Un apparecchio per certi versi analogo, disponibile in svariati modelli, è la pinzatrice o cucitrice o graffettatrice: anche qui scegliete pure un modello che operi su un numero limitato di fogli per volta (la misura normale di solito è quindici). Se avete esigenze particolari, la normale cucitrice manuale è accompagnata dalle cucitrici a braccio lungo, indispensabili per cucire documenti come opuscoli e cartellette che si sviluppano soprattutto in larghezza, le cucitrici per alti spessori o le cucitrici elettriche che non si basano sulla pressione della mano e negli esemplari più grossi possono essere molto costose (anche parecchie centinaia di euro).

Quando acquistate i punti per pinzatrice, dovete fare attenzione a scegliere il corretto passo di punti: il più utilizzato per le spillatrici e cucitrici a pinza è il 6/4, mentre le cucitrici a braccio lungo o per alti spessori usano il 23 e 24.

Discorso a parte quello dei timbri, utilizzati un po' in tutti gli uffici per ufficializzare documenti e riportare con un semplice gesto i dati fondamentali dell'azienda. I timbri "classici”, accompagnati da cuscinetti inchiostrabili, sono stati superati dai timbri di tipo autoinchiostrante, cioè dotati di un meccanismo di rotazione che permette al timbro di essere costantemente inchiostrato e pronto all'impressione su carta.

I timbri possono essere fissi o liberamente personalizzabili: in quest'ultimo caso vengono venduti con delle piastre su cui comporre un numero variabile di righe di testo (di solito quattro), create con caratteri posizionati grazie a una pinzetta. I caratteri di solito sono da tre o quattro millimetri. I cuscinetti inchiostrati sono di diversi colori, blu, nero e rosso, ma vengono venduti anche neutri per poter essere impregnati della tinta di inchiostro desiderata. Il range di prezzi per i timbri autoinchiostranti è piuttosto ampio, da cinque euro per i modelli più semplici a trenta o più. Se prevedete di usare molti timbri munitevi di un portatimbri, da sei a dodici posti.

Potrebbero servirvi anche i datari o polinome-datari, sorta di timbri caratterizzati da microcingoli con i quali si può comporre in pochi secondi la data del giorno, in certi casi accompagnata anche da particolari diciture fisse («spedito», «fatturato», «consegnato» e così via).

I cutter e le taglierine servono per tagliare la carta o materiali in lastre molto sottili come il cartoncino, la plastica e perfino il metallo. Molti cutter da lavoro hanno come destinazione l'apertura di pacchi, ma quando si lavora nell'editoria non è affatto infrequente imbattersi nelle più grandi taglierine a leva; questi apparecchi permettono con un movimento manuale di tagliare anche parecchi fogli sistemati uno sopra l'altro. Sono indispensabili in tipografia per togliere la carta in eccesso da sedicesimi e ottavi prima della piegatura ma si trovano anche in molte biblioteche, da usare quando un libro non è stato correttamente tagliato e per essere letto necessita di alcuni millimetri di aggiustamento.

Se invece avete esigenze più modeste, come quella di tagliare fogli di carta una volta ogni tanto o fotografie con un taglio preciso, puntate sulle taglierine a lama rotante o a rullo: cercatele corredate delle guide con i più diffusi formati cartacei per sagomare i fogli secondo la necessità.

I segreti dell’archiviazione

L'archiviazione è un'operazione importantissima nella maggior parte degli uffici. Quando si producono centinaia di fogli e documenti ogni giorno, riuscire a ottenere un'organizzazione razionale, in modo da poter accedere in qualsiasi momento al foglio richiesto, è fondamentale. Per questo il panorama degli strumenti di archiviazione è davvero ampio e flessibile per le più diverse esigenze.

Lo strumento di archiviazione più comune è il registratore. Ogni registratore è solitamente di cartone, dotato di un'apposita custodia con diverse finiture e di un foro con bordo in metallo per estrarre il registratore dalla custodia. All'interno il meccanismo ad anelli (solitamente due) permette l'archiviazione di parecchie centinaia di fogli o buste di plastica, grazie a un dispositivo e leva per una facile apertura e chiusura. Il dorso dei registratori è di solito di cinque o otto centimetri, a seconda delle esigenze, ed è dotato di un'ampia etichetta.

Per non dover buttare via i registratori con etichetta già compilata ma destinati poi ad altro uso, acquistate invece gli appositi copridorso in vari colori dove apporre i nuovi dati. Fate anche attenzione a scegliere la tipologia giusta per il vostro scopo, distinguendo tra modelli commerciali (quelli classici per fogli e buste di plastica) e protocollo.

Simili ai registratori sono i raccoglitori, di solito con un dorso più stretto e venduti senza custodia; potete utilizzarli, più che per l'archiviazione vera e propria, per i documenti di consultazione più frequente, e possono avere due o quattro anelli (da 25 o 30 millimetri).

Nei raccoglitori e nei registratori possono essere archiviati fogli semplici, già forati con una perforatrice, oppure chiusi in buste di plastica: sceglietene del tipo a foratura universale. Queste presentano un lato aperto dove poter infilare il documento e una banda laterale forata che si adatta a tutti i tipi di anelli oggi in commercio. Le buste in plastica si distinguono anche per l'opacità del materiale e per la finitura (liscia o a "buccia d'arancia").

Le buste in plastica esistono anche con apposite finestrelle porta cd/dvd, non forate e a «l» con due lati aperti o a «u» con un solo lato aperto, portalistini (già rilegate fra di loro), portadiapositive e portafoto. Per chi ha rapporti con molti fornitori o clienti e ha la necessità di dover reperire facilmente i loro dati ci sono i portabiglietti da visita in diversi spessori (da 20-30 biglietti a varie centinaia, in colonne da tre o da quattro biglietti).

Se avete molti dossier e disponete di un buon numero di cassetti, un accessorio che potrebbe fare al caso vostro per la schedatura è la cartella sospesa; acquistatele insieme alle guide o rotaie a cui vengono appese tramite piccoli ganci, trasformando così il cassetto stesso in una sorta di grande raccoglitore a spessore variabile .

Le forniture per stampanti

Le stampanti sono sempre più al centro dell'output produttivo di un ufficio: con esse si stampano lettere, fatture, bozze, contratti, resoconti, progetti, presentazioni… il che significa che prima o poi bisognerà fare i conti con una delle voci di spesa più onerose di tutte, cioè le cartucce e i toner.

Non di rado il costo delle ricariche, soprattutto per la quadricromia, supera anche di molto il prezzo della macchina, per cui se si prevede di stampare molto sarà bene accordarsi con un servizio di rigenerazione. Questi ritireranno i vostri involucri usati e li riempiranno di nuovo. Sono anche in commercio kit appositi per la ricarica, ma è bene notare che si tratta di oggetti dall’utilizzo non troppo facile e rischiate seriamente di macchiarvi.

Il panorama di toner e cartucce è veramente complesso: la distinzione fondamentale che dovete tenere presente è fra stampanti laser e a getto d'inchiostro, ma ogni marca ha le sue specifiche richieste come forma e dimensioni. Le compatibili sono ricambi non originali che permettono di sfruttare le caratteristiche fisiche simili di più marche e modelli e quindi consentono una certa flessibilità d'uso.

Per l'ufficio di solito è ideale una stampante laser in bianco e nero; ha una grande velocità di stampa e consuma relativamente poco. Il prezzo aumenta considerevolmente se si scelgono stampanti laser in quadricromia, con in più la scocciatura del diverso consumo tra le varie cartucce e la necessità di sostituirle non in blocco, ma una per volta in momenti diversi.

Una soluzione più abbordabile se si richiedono stampe a colori solo occasionalmente è quella della stampante a getto d'inchiostro, che però paga alcuni svantaggi pratici (più lente, hanno inoltre bisogno di più tempo per asciugare e la necessità di una pulizia costante degli ugelli, per evitare che l'inchiostro si secchi e diventi inutilizzabile).

Il materiale informatico

Memorie flash

Con l'informatizzazione sempre più accentuata degli uffici, il materiale informatico usato quotidianamente aumenta a dismisura.

La prima categoria a cui fare riferimento è quella dei cosiddetti consumabili, in cui a rigore rientrerebbero anche le cartucce per la stampante. Si tratta soprattutto di supporti ottici e di memorie flash per l'archiviazione dei dati: anche se sempre più operazioni vengono effettuate nel "cloud" o nuvola, e cioè non si ha più una trasposizione fisica delle informazioni che vengono invece condivise tra più computer e dispositivi, per il passaggio di documenti, fotografie, programmi i cd-rom e i dvd-rom rimangono una scelta comunissima.

I dvd-rom, evoluzione dei vecchi cd, rappresentano ancora l'ottanta per cento del mercato e si distinguono a seconda del tipo di masterizzazione che può essere praticata:

  • DVD-3: 2,8 GB Double layer; lato unico e doppio strato
  • DVD-5: 4,7 GB Lato unico e singolo strato (i più comuni)
  • DVD-9: 8,5 GB Lato unico e doppio strato
  • DVD-10: 9,4 GB Due lati e singolo strato
  • DVD-18: 17 GB Due lati e doppio strato

Sopra i 17 GB ci sono i blu-ray, ma sono indicati solo se dovete archiviare immagini ad altissima risoluzione o filmati: il costo dei masterizzatori blu-ray è ancora piuttosto elevato, e considerate piuttosto se non sia il caso di acquistare delle chiavette USB. Ormai la differenza di prezzo tra cd e dvd è talmente ridotto da non rendere quasi più necessario acquistare i primi.

Le memorie flash portatili USB sono infatti molto diffuse negli uffici, soprattutto quelli dove non tutti i computer sono connessi o manca la banda larga; le trovate divise in diversi tagli, di solito da 1 a 16 GB, permettono di trasferire con una velocità ragionevole i file da un computer all'altro, a patto naturalmente che sia dotato di una porta USB. Il range di prezzi varia da quattro-cinque euro fino a venti, ma cresce considerevolmente per i tagli superiori: sarà probabilmente più conveniente, invece di una costosissima memoria da 256 GB, prenderne altre più piccole, a meno che non dobbiate gestire file unici di grandi dimensioni.

Vi troverete con tutta probabilità a fare i conti con la cavetteria, che non basta mai: per essere tranquilli, cercate di avere sempre almeno alcuni cavi USB per stampanti (che di solito vengono vendute senza), cavi Ethernet per collegarsi a Internet e cavi per monitor e computer: ce ne sarà sempre bisogno.

Le macchine per ufficio

Le forniture per ufficio non sono soltanto blocchi di carta o cd-rom: anche macchinari piuttosto avanzati, oltre ai computer, ai fax e alle fotocopiatrici, vengono adoperati nelle più comuni sedi di lavoro. Le calcolatrici tascabili, ad esempio; di norma vi basteranno quelle commerciali, con eventuale rotolo di carta per l'emissione di scontrini, ma per l’amministrazione ne esistono anche con funzioni dedicate all'applicazione delle imposte più comuni come l'IVA, il calcolo delle ritenute e così via, per automatizzare le operazioni di contabilità.

Un'altra macchina utile soprattutto quando si devono eliminare documenti riservati, o anche solo per risparmiare un po' di spazio nel buttare via la carta, è lo «shredder» o distruggi documenti. A meno che non siate un ufficio governativo o simili, non è il caso di prenderne uno di grandi dimensioni: anche i modelli di media taratura sono in grado di distruggere parecchie decine di fogli di carta a4 per volta riducendoli in una miriade di frammenti di dimensione fissa, distruggendo anche materiale non cartaceo come le clip, i punti metallici e la plastica rigida ma sottile come quella utilizzata per tessere e carte di credito. Ne esistono anche versioni tascabili, molto ridotte nelle dimensioni, per scrivania. Ricordate che a loro volta i distruggi documenti necessitano di forniture apposite, come l'olio lubrificante per gli ingranaggi e le lame e i sacchetti dove vengono scaricati i frammenti di carta distrutti dalla macchina.

Le plastificatrici consentono invece di rivestire i propri fogli con un sottile strato di materiale plastico lucido, in modo da conservarli nel tempo e a renderli pressoché immuni all'acqua e agli agenti atmosferici; sono particolarmente indicate in quegli ambienti dove l'umidità è molto alta e capita sovente di manovrare listini e contratti con le mani sporche o bagnate.

Le plastificatrici possono essere a caldo o a freddo a seconda della tecnologia utilizzata, e utilizzano delle pouche a spessore variabile che si vengono in confezioni dai 25 fogli in su. Un centinaio di «pouches» per plastificatrice di solito costa una decina di euro.

Infine ci sono le etichettatrici, dalle classiche "dymo" con il caratteristico disco rotondo e i nastri in vari colori alle apparecchiature più nuove e sofisticate che stampano direttamente il testo desiderato su nastri di carta molto sottili.

La pulizia dell'ufficio

Una spesa di rilievo è rappresentata dalle forniture necessarie alla  pulizia degli uffici, di norma affidate a singoli o a imprese esterne attraverso appalti. Per essere in ordine un ufficio deve essere regolarmente riordinato e pulito, in modo da poter assicurare un luogo di lavoro a norma d’igiene a chi ci lavora. In più i bagni degli uffici hanno bisogno dei ricambi comuni.

I prodotti per il bagno più indicati sono quelli utilizzati nei servizi igienici caratterizzati da un afflusso costante di persone, quindi soprattutto carta asciugamani (molto più pratica e igienica degli asciugamani di stoffa) e carta igienica, oltre a sapone; anche qui è obbligatorio dotarsi di un apposito dispenser.

Indispensabili anche i contenitori portarifiuti, di solito uno per scrivania, con gli appositi sacchi; a questo proposito è bene ricordare che un ufficio dovrebbe essere attento alla raccolta differenziata, vista la quantità di documenti cartacei che genera e che possono essere tranquillamente riciclati. Infine, naturalmente, sono da prevedere forniture di panni, spugne, detergenti per pavimenti e servizi ignienici, scope, spazzoloni e quant'altro.

Non rientrano specificamente nelle spese per la pulizia ma fanno parte delle forniture “generiche” le lampadine e le luci di vario tipo, soprattutto al neon, che possono bruciarsi o usarsi col tempo e necessitano di essere sostituite: non dimenticatene di farne una buona scorta, per evitare di rimanere al buio.

Le forniture di ristorazione

Non manca quasi mai in un ufficio una macchinetta per il caffè, perfetta per una pausa di ristoro dopo ore di lavoro.

Le macchine più piccole utilizzano cialde monodose, di solito con un costo che va dai trenta ai cinquanta centesimi, che vengono vendute in lotti da decine o centinaia, alcuni fornitori propongono in vendita caffè aromatici alle erbe e caffè tonificanti che svolgono azioni salutari per l'organismo.

Se prevedete un grande afflusso o volete una soluzione più pratica, senza dovervi preoccupare dell’approvvigionamento, ci sono i grandi apparecchi da muro che prevedono una serie più ampia di bevande. Questi funzionano con le monete o con apposite "chiavette" da ricaricare periodicamente, che vengono assegnate a dipendenti o a gruppi di dipendenti.

Da valutare anche l’acquisto di macchine frigorifere per la somministrazione di bevande fredde o di alimenti; anche queste, come le macchine per il caffè, devono essere periodicamente rifornite, di solito dalla società che assegna in comodato gli apparecchi.

Un buon compromesso per non fornirsi di troppe macchine frigorifere (ricordatevi che consumano molto e si «sentono» in bolletta) senza rinunciare a dissetarsi sono i "boccioni", erogatori d'acqua con appositi rubinetti; non dovrete far altro che restituire l'involucro in PET monouso e ogni volta vi verrà portato nell'ufficio un nuovo "boccione" sterile. Diffidate invece dei boccioni in vetro (meno igienici).

Per tutti questi apparecchi prevedete anche una fornitura continua di bicchieri di plastica, cucchiaini, bustine di zucchero e dolcificante.

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